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La gestion de projets et des activités : le cas de la CEIDF

La gestion de projets et des activités : le cas de la CEIDF

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Contexte général

La Caisse d’Epargne Ile-de-France est l’une des entités du Groupe BPCE (second groupe bancaire français après BNP Paribas), né en juillet 2009 de la fusion entre les caisses d’épargne et les banques populaires. (Chaque réseau a son propre GIE informatique).

La Caisse d’Epargne Ile-de-France est née en 1818 et a connue plusieurs fusions successives pour exercer aujourd’hui son métier de banquier sur toute la région Ile-de-France.
Grande banque de proximité, elle intervient sur tous les marchés et pour toutes les clientèles. Banque Coopérative, elle appartient à ses clients sociétaires et participe activement au développement économique de son territoire au service des particuliers, des professionnels et de tous les acteurs économiques.

La Caisse d’Epargne Ile-de France en chiffres:

  • 3,6 millions de Clients,
  • 4 790 Collaborateurs,
  • 458 Agences,
  • plus grande des 17 Caisse d’Epargne en France.
  • Enjeux et objectifs du projet

    La CEIDF souhaitait améliorer le pilotage de ses de projets d’organisation et d’infrastructure. Pour cela, la CEIDF recherchait un outil simple et souple qui puisse permettre de suivre et analyser les projets, et s’adapter à différentes méthodologies et pratiques. La solution choisie devait également améliorer et structurer les échanges entre les acteurs dans les différents services et favoriser le partage des informations de manière transversale.
    Enfin, la CEIDF souhaitait faciliter la prise de décision en offrant à la direction vision consolidée et opérationnelle des projets et des activités liées.

    La CEIDF s’est rapidement tourné vers la solution collaborative de gestion de projet : NQI Orchestra, notamment parce qu’elle est déjà utilisée au sein de la Caisse d’épargne Bretagne- Pays de Loire, et qu’elle répond parfaitement à tous les enjeux de l’établissement bancaire.

    Mise en place de la solution NQI Orchestra
    Dans un premier temps, une phase de conception a permis de bien identifier le pilotage et les processus à mettre en place au regard des attentes des directions et des équipes projet.
    Le logiciel NQI Orchestra a été installé au sein de l’établissement bancaire en mars 2013 afin de suivre les temps passés sur les différentes activités l’établissement bancaire.

    Aujourd’hui, la direction de la Qualité, de l’Organisation, de l’Informatique et de la Maîtrise d’ouvrage (DOIQ) est la principale utilisatrice de l’application NQI Orchestra, et son utilisation a nettement évolué. L’outil est en effet utilisé par les 4 directions adjointes, et le nombre d’utilisateurs est passé d’une vingtaine au début de l’année à plus d’une centaine d’utilisateurs en décembre 2013.

    Réponse aux enjeux
    Depuis son installation, la solution NQI Orchestra a su s’adapter à la maturité des équipes et aux besoins de gestion de projets la CEIDF. Elle permet de satisfaire les besoins des différents niveaux de pilotage et programmation, et facilite la mise en place d’un plan projet.

  • Au niveau de la gestion de projet, la solution NQI Orchestra permet à la banque d’identifier l’ensemble des projets de la Caisse, les charges prédictives, et les acteurs. Elle permet également de définir leur rôle et d’avoir un réel suivi d’une méthodologie de projet commune.
  • Au niveau de la gestion des reporting, NQI Orchestra offre une meilleure lisibilité des activités du département et une anticipation des alertes et des zones à risques.
  • La gestion des ressources est également facilitée par le logiciel qui apporte une allocation des ressources consolidée tout au long de l’année et un réajustement du prévisionnel au vu du réalisé. Le taux de remplissage des feuilles de temps est de 100%, ce qui permet la production en 2014 d’établir un plan de charge sur la base de ce qui a été saisi.
  • En conclusion…

    En résumé la solution de gestion de projet NQI a permis d’atteindre rapidement les objectifs du projet de la banque, à savoir :

  • Faciliter le pilotage de l’ensemble des projets de la CEIDF.
  • Assurer une gestion efficiente des ressources de la CEIDF.
  • Rendre compte précisément de l’état d’avancement du portefeuille de projets<, des projets et de leur impact.
  • A l’avenir, la CEIDF envisage d’étendre l’utilisation de la solution à d’autres services et équipes dans l’organisation, notamment dans l’objectif d’améliorer les échanges avec les autres directions à travers l’outil.