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La gestion des projets informatiques au sein du CG 55

La gestion des projets informatiques au sein du CG 55

Comment s’organise la gestion des projets informatiques au CG 55 ?

Interview du Chef de projet à la DSI (Direction des Systèmes d’Information)

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Présentation du Conseil Départemental de la Meuse
• Le CG 55 c’est une Collectivité locale de 1200 agents
• 60 services, 12 Directions
• 220 projets en cours
• 47 chefs de projet, 15 contributeurs
• 400 projets gérés à travers la plateforme depuis sa mise en place

Dans quel contexte avez-vous décidé d’implanter une solution de gestion de projet ?
Initialement, la Direction Générale et une Direction Opérationnelle de la Collectivité avaient besoin d’un outil de reporting et de pilotage sur des opérations de travaux. Par ailleurs, des chefs de projet avaient besoin d’un outil pour organiser leur travail et suivre l’avancement de leurs tâches. Ces deux besoins ont engendrés la recherche d’un outil de gestion collaboratif de projet en 2014.

Quels étaient les enjeux et objectifs de la mise en place d’un outil de gestion de projet ?
Au départ, le projet de mise en œuvre de solutions de gestion de projets informatiques s’inscrivait dans le cadre global défini par le Projet d’Administration du Conseil du Département de la Meuse. Les enjeux stratégiques étaient les suivants :
• Ancrer progressivement les Services dans une logique de Projet,
• Développer une culture de la conduite transversale de projets.

Au niveau de la logique projet, la DSI souhaitait répondre à ces enjeux en mettant en place une solution logicielle accompagnée, d’une méthode pour faire avancer le passage en mode projet. Au niveau de la conduite transversale, le CG 55 est une Collectivité locale avec une organisation propre, des Directions, des services, et un lien avec les élus locaux.

« Certains projets impactent plusieurs services, plusieurs Directions, donc l’idée au départ était de pouvoir partager de l’information sur un projet entre Directions et services », explique le Chef de projet à la DSI du CG 55.

Dans cet objectif, la Collectivité locale souhaitait mettre en place un outil de gestion de projet collaboratif en instillant, en guise de cadre et support, des méthodes de travail adaptées.

Pourquoi avoir opté pour la solution NQI Orchestra ?

« Sur proposition de la DSI, nous avons trouvé via internet différents outils, notamment NQI Orchestra qui nous a attiré par sa simplicité d’utilisation. Une démonstration a été faite à la Direction générale et à la Direction opérationnelle, qui ont tout de suite adhéré à la solution », complète la chef de projet.

Après une expérimentation de presque un an voulue par la Direction Générale Adjointe Ressources Infrastructures et Patrimoine sur son périmètre et celui de la Direction du Patrimoine Bâti et Routier (DPBR) pour les Projets Routiers, la solution informatique NQI Orchestra a été approuvée.

Parallèlement à cela, l’usage s’est étendu à l’échelle de la Collectivité entière pour toutes les personnes volontaires et intéressées par l’utilisation d’un outil de gestion de projet. Mais dans un premier temps au niveau de la gestion de projet uniquement et pas dans le but de faire du reporting.

Aujourd’hui sont gérés dans l’application plus de 200 projets, de tous types et toutes tailles. (220 projets en cours, plus de 400 projets saisis depuis le début). Le mode projet a tout doucement été intégré au mode de fonctionnement mis en place à cette époque, et la solution NQI Orchestra est de plus en plus utilisée par les agents.
Le fait que la solution NQI Orchestra soit disponible sur la plateforme d’achats publique UGAP a évité à la Collectivité de se lancer dans une démarche d’appel d’offre.

Le chef de projet raconte : « Toute personne qui a besoin d’organiser une opération de travaux pour un projet informatique ou autre peut accéder à cet outil et l’utiliser pour organiser son travail. »

L’usage de l’outil n’a pas été imposé et est basé sur le simple volontariat. L’objectif à moyen terme est de contribuer à ce que tous les services utilisent quotidiennement l’outil afin de favoriser la transmission des données sur chaque projet.

Comment évolue l’outil au sein de la Collectivité ?
Depuis quelques mois, les demandes évoluent. Les managers voyant leurs agents utiliser la solution se disent également intéressés au niveau du reporting et pour le suivi global des projets. Des nouvelles demandes et besoins émergent donc au niveau des différentes Directions, ainsi que des demandes plus spécifiques de reporting au niveau de la Direction Générale, mais sur des projets stratégiques.

Il s’agit aujourd’hui de la déployer pour l’ensemble des Directions et Services de la Collectivité qui souhaitent utiliser l’outil de gestion de projet, en les accompagnants vers une conduite de projets professionnelle. Pour cela NQI Orchestra propose aux Directions et Services de la Collectivité une solution pour structurer, organiser, planifier les projets avec un accompagnement fort sous forme de mise en place de méthodes de travail et de formations sur mesures.

Quels avantages tirez-vous de la solution NQI Orchestra ?
La solution a contribué à faire rentrer la Collectivité dans une logique et dans une culture projet.

« Passer en mode projet avec des phases d’avancement, savoir cadrer un projet avant de le lancer, réaliser un bilan au terme de celui-ci, tout cela est extrêmement positif pour la Collectivité, et la bonne exécution des projets », conclue le chef de projet.