Coordonnez les acteurs et consolidez vos opérations MOA
NQI Opera met à disposition des collectivités une gamme complète d’outils collaboratifs permettant aux chargés d’opérations de :
Coordonner les actions entre les participants internes (opérationnels et fonctionnels) et externes (financeurs, maîtres d’oeuvres, maîtres d’ouvrage).
Fluidifier la circulation de l’information entre l’exécution des opérations et le pilotage financier (suivi budgétaire, arbitrage…).
Ajuster en permanence le prévisionnel aux contraintes opérationnelles sur des projets complexes à cycle de vie long.
Consolider les opérations de maîtrise d’ouvrage pour piloter le plan pluriannuel d’investissements de l’organisation.
Copies d’écran:
| Tableau de bord |
Plan de financement |
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NQI Opera est une solution web centralisée qui aide les décideurs et les opérationnels à optimiser la programmation pluriannuelle des investissements sur les différents services (Financier, Juridique et Technique).
Fonctionnalités de suivi des opérations :
La solution NQI Opera de suivi des opérations propose un ensemble d’outils permettant :
la visualisation de tableaux de bord,
la génération de rapports,
la réception d’alertes manuelles ou automatiques.
Ces fonctionnalités, accessibles à partir de tous les éléments gérés par la plateforme, visent à faciliter le pilotage stratégique et opérationnel des opérations d’une organisation.
La souplesse des solutions NQI Opera permet d’adapter ces outils de pilotage au rôle de l’utilisateur et offre la possibilité de :
Définir des procédures qui intègrent la réglementation et les contraintes administratives (CMP, normes ISO, réglementation du travail) et qui facilitent le traitement de tâches répétitives.
Hiérarchiser les opérations et d’affecter les ressources humaines et budgétaires.
Piloter les opérations au travers des programmes et des portefeuilles représentant les axes stratégiques des investissements.
Etre alerté en cas de problèmes (ex. : délais dans la réalisation, acquisitions foncières bloquées, surcharges, risques…).
Les utilisateurs disposent également de la possibilité de visualiser les éléments techniques et budgétaires (PPI) des opérations par direction, par service…
Les utilisateurs ayant un rôle opérationnel relèvent du conducteur d’opération et impliquent les pôles internes et les prestataires externes en charge de la maîtrise d’œuvre et de la réalisation.
Ils accèderont par exemple à des états de suivi sur l’opération, à des rapports sur les marchés liés à l’opération (cf Annexe 2 : Le reporting dans NQI Opera).
Maîtrisez les délais et les coûts
La solution NQI Opera de suivi des opérations en maîtrise d’ouvrage regroupe sur une plateforme web collaborative l’ensemble des outils nécessaires à une gestion globale des opérations de votre organisation pour vous permettre de :
Gérer et planifier le déroulement des opérations conformément à la réglementation (loi MOP).
Intégrer automatiquement au planning les éléments juridiques (marchés, procédures…) et techniques liés aux opérations.
Piloter le déroulement des marchés, de la consultation aux mandatements.
Répartir la charge de travail des équipes et gérer les ressources.
Garantir le suivi de l’avancement technique et budgétaire des opérations.
Copies d’écran:
| Allocation des ressources |
Exécution d’un marché |
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Les outils de gestion des opérations proposés par NQI Opera vont permettre de constituer un référentiel temporel et budgétaire pour chaque opération en tenant compte des objectifs stratégiques, des contraintes budgétaires et de la charge de travail des équipes.
C’est à partir de cette référence que les responsables opérationnels vont piloter les opérations en gardant en permanence la vision des objectifs à atteindre.
Cette démarche se construit au niveau de chaque opération avec une analyse de leur faisabilité administrative (procédures) et technique (phasage des travaux).
Ces données permettent d’établir une première planification des opérations qui sera réévaluée selon les objectifs de la maîtrise d’ouvrage et la disponibilité des ressources humaines.
Fonctionnalités de gestion globale des opérations :
Définition de la fiche descriptive des opérations (type d’opération, liste des intervenants, organisation dépendante, responsables…).
Modélisation de référentiels spécifiques qui seront utilisés pour décrire une opération : nom de la commune, typologie de bâtiment, AP/CP, étape budgétaire, opération comptable…
Gestion d’une typologie définissant les éléments à gérer pour chaque catégorie d’opérations (par exemple, opérations de fonctionnement ou d’investissement)
Gestion des éléments juridiques liés aux opérations : marchés (cf « Gestion des marchés »), autorisations administratives…
Planification des éléments techniques d’une opération (étude de faisabilité, réalisation des travaux…).
Création et mise à jour automatique du planning à partir des éléments juridiques et techniques de l’opération.
Enregistrement et traitement des besoins de travaux présentant l’opération à réaliser ainsi que les estimations de délai et de budget.
Suivi de l’avancement physique, administratif et financier de l’exécution des opérations à partir d’un espace collaboratif (zone de commentaires, messagerie).
Gestion des ressources afin d’évaluer la charge de travail et d’effectuer des arbitrages (rééquilibrage du planning, appel à des renforts internes/externes).
Les outils proposés par NQI Opéra permettre aux chargés d’opérations d’affecter des ressources sur les tâches, de piloter le plan de charge en temps réel, d’anticiper les conflits et de gérer les temps passés (saisie des feuilles de temps).
Mesurez vos coûts et adaptez vos budgets prévisionnels
La solution NQI Opéra de suivi des opérations propose un ensemble d’outils de gestion dont l’objectif est de donner accès à des données pertinentes et actualisées sur les coûts et les financements des opérations de l’organisation.
Définition et ventilation des coûts et des financements sur l’operation en elle-même ou sur chaque élément qui la constitue (marchés, phases, et procédures).
Consolidation des budgets à chaque niveau d’analyse (par exemple : mensuelle au niveau de l’opération et annuelle au niveau d’un programme).
Définition d’axes de consolidation budgétaire spécifiques par la création de portefeuilles (par exemple, budget par organisation).
Intégration de la solution Opera aux outils de gestion financière existants.
Copies d’écran:
| Plan de charge |
Répartition des coûts |
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La solution NQI Opera de suivi des opérations propose un ensemble d’outils de gestion et de simulation budgétaire dont l’objectif est de donner accès à des données pertinentes et actualisées sur les coûts et les financements des opérations de l’organisation.
Grâce à la plateforme web collaborative, chaque utilisateur accède à des informations budgétaires et des outils adaptés à son rôle dans l’organisation (gestion du PPI, suivi des coûts d’un marché, budget des travaux…).
NQI Opera permet, par exemple, à la maîtrise d’ouvrage de connaître les dépenses et les recettes prévisionnelles d’une opération et de suivre leur évolution. Ainsi, elle gère de manière efficace les risques et la cohérence avec les prévisions d’engagements et de dépenses.
Fonctionnalités de gestion et de suivi des budgets des opérations :
Gestion des coûts et financements affectés globalement à une opération.
Calcul prévisionnel des révisions de prix en fonction des types d’indices.
Gestion des budgets en deux volets, les coûts et les financements.
Ventilation des budgets selon différents modes (mensuelle, début de tâche, fin de tâche, proportionnelle, à date…).
Affectation des budgets de façon globale ou classés par rubrique budgétaire (MOE, prestation de services, travaux, publicité…).
Définition, suivi et ventilation des coûts associés aux marchés (cf « Gestion des marchés »).
Gestion des budgets liés aux éléments juridiques de l’opération (par exemple pour le suivi des procédures administratives).
Définition des budgets associés aux tâches, aux phases, aux jalons…
Gestion des coûts et financements affectés globalement à une opération.
Calcul prévisionnel des révisions de prix en fonction des types d’indices.
Consolidation des budgets à chaque niveau d’analyse avec une unité temporelle adaptée (par exemple : mensuelle au niveau de l’opération et annuelle au niveau d’un programme).
Possibilité de définir des axes de consolidation budgétaire spécifiques grâce à la création de portefeuilles d’opérations ou de programmes (par exemple, budget par organisation).
Mise à disposition d’outils de simulation budgétaire à tous les niveaux d’analyse (opération, programme, organisation…) :
Modification libre des données budgétaires sur tous les niveaux d’analyse.
Mise à jour automatique des recettes prévisionnelles d’une opération lorsque des modifications sont effectuées à un niveau supérieur (programme, organisation).
Enregistrement manuel ou automatique de versions (= photos) du budget.
Possibilité de modifier ou de supprimer une version.
Lancement de processus de validation des versions.
Les programmes regroupent un ensemble d’opérations de dépenses de fonctionnement et/ou d’investissement.
Ils permettent de :
Suivre des jalons communs à plusieurs opérations.
Réaliser des simulations manuelles ou automatiques sur le plan pluriannuel d’investissement à partir des données consolidées des budgets des opérations (cf « Gestion et suivi budgétaire »).
Evaluer la faisabilité financière et humaine du programme.
Optimisez la gestion globale de vos opérations
NQI Opera propose de regrouper un ensemble d’opérations de dépenses de fonctionnement et/ou d’investissement dans des programmes afin de :
Suivre des jalons communs à plusieurs opérations.
Réaliser des simulations manuelles ou automatiques sur le plan pluriannuel.
Evaluer la faisabilité financière et humaine du programme.
Comparer et valider des versions des budgets.
Mettre à jour de façon automatique des recettes prévisionnelles d’une opération lorsque des modifications sont effectuées à un niveau supérieur (programme, organisation).
Piloter le Plan pluriannuel d’investissement (PPI) de l’organisation.
Copies d’écran:
| Disponibilités Ressources |
Budget consolidé |
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Les solutions NQI Opera permettent d’élaborer le bilan prévisionnel de chaque opération et de suivre son évolution. En effet, NQI Opera offre la possibilité d’éditer à tout moment un budget arrêté dans sa version détaillée (par poste budgétaire) ou synthétique (par phase, par élément technique).
De plus, NQI Opera permet de calculer les prévisions de recettes et de dépenses budgétaires des opérations et de synchroniser les montants programmés avec le budgété/réalisé des opérations.
NQI Opera permet de stocker plusieurs simulations pour élaborer différents scénarios.
La solution NQI Opera de suivi des opérations permet d’intégrer les marchés à la gestion globale des opérations.
La gestion des marchés est un élément clé pour un pilotage des opérations efficace et conforme à la réglementation.
La solution NQI Opera prend en compte l’impact des marchés sur le planning et le budget et leur gestion est normalisée pour l’ensemble des opérations de l’organisation.
Fonctionnalités de gestion des marchés :
Définition de la fiche descriptive et des éléments à gérer selon la catégorie du marché (MOE, travaux, bons de commande…).
Génération automatique d’un planning de réalisation lors de la création du marché (cf « Gestion des opérations »).
Référencement des tranches du marché.
Définition des missions/phases du marché.
Calcul des honoraires par mission.
Enregistrement des tiers impliqués sur le marché.
Répartition des coûts entre les intervenants.
Suivi de l’exécution des marchés (situations, mandatements…).
Gestion des indices de prix dans le cadre d’un marché révisable.
NQI Opéra permet de tenir compte des révisions des prix en fonction de la ventilation des coûts du marché (cf « Gestion et suivi budgétaire »):
Imputation et ventilation automatique des coûts sur les budgets des opérations selon les modalités d’exécution du marché (cf « Gestion et suivi budgétaire »).
Génération automatique de courriers vers les intervenants externes (ex. : lettre de commande, ordre de service, courrier de notification…).
Les données de gestion des marchés seront paramétrées selon le besoin de l’organisation.
