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7 erreurs à éviter lors des réunions de projet

7 erreurs à éviter lors des réunions de projet

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Les réunions de projet font partie intégrante de tout projet ou de toute organisation. Organiser des réunions régulières est nécessaire pour faire avancer le projet vers sa livraison ! Cependant, les réunions de projet peuvent également devenir un obstacle et ralentir ou ruiner le projet.

Avez-vous déjà dormi les yeux ouverts lors d’une réunion de projet ? Pendant la réunion, vous vous demandez toujours comment ils ont passé la grande table à travers la porte ? Si en tant que chef de projet, vous réalisez qu’une réunion de projet n’a pas de véritable but, alors vous devez apporter quelques changements. Voici 6 erreurs à éviter afin de rendre vos réunions productives et fructueuses !

Organiser des réunions inutiles
Toute d’abord, en tant que chef de projet, vous devez décider si vous en organisez une ou pas. Certaines organisations planifient régulièrement des réunions parce que c’est les normes. Si les réunions de projet peuvent être évitées en communiquant par e-mail, en discutant pendant le déjeuner, les pauses café ou en utilisant simplement votre logiciel de gestion de projet, faites-le. Cela économise du temps et des ressources.

Ne pas établir un agenda bien à l’avance
Combien de fois avez-vous assisté à une réunion de projet où les discussions dérapent et où les participants parlent de tout ce qui n’est pas lié à leurs projets. Si, en tant que chef de projet, vous pensez qu’une réunion est nécessaire, vous devez définir un agenda de réunion à l’avance afin que les membres de l’équipe puissent se préparer en amont. Le programme de la réunion aide à centrer les conversations et les discussions sur des sujets importants et urgents liés aux projets.

Inviter les mauvaises personnes pendant les réunions
Une fois que vous avez décidé de tenir une réunion de projet, n’invitez que les membres de l’équipe qui seront directement touchés par le sujet discuté et les décisions prises. Il n’est ni nécessaire, ni recommandé d’inviter toute l’équipe du projet à la réunion. Et, si vous invitez les membres de l’équipe non-concernés, ils pourraient bloquer la progression du projet.

Ne pas encourager les membres de l’équipe à s’exprimer
Ne pas encourager les membres de l’équipe à exprimer leurs idées, leurs opinions et proposer des solutions est une belle erreur. Les réunions de projet ne sont pas des occasions de communication à sens unique. Les réunions de projet devraient consister en des discussions ouvertes et franches sans jugements ni réprimandes. En tant que président de la réunion, assurez-vous que les personnes bavardes ne monopolisent pas la conversation.

Ne pas être ferme avec des membres d’équipe difficiles et peu coopératifs
Dans les réunions de projet, il y aura toujours des membres d’équipe qui parleront mal à leurs collègues. Parfois, ils peuvent avoir raison ou parfois ils évacuent leur frustration légitime. Il est nécessaire de les écouter tout en étant ferme si les discussions dérapent et deviennent toxiques. Vous serez doués pour mener à bien une réunion le jour où vous vous rendrez compte quand il faut laisser un débat continuer ou quand il faut diriger la discussion toxique dans une autre direction.

Ne pas respecter l’heure
Combien de fois avez-vous participé à des réunions de projet qui durent longtemps ? Et à combien de réunions de projet ayant commencées en retard avez-vous assisté ? Il est plus productif d’organiser des réunions courtes, concises et allant droit au but. Il est préférable d’organiser de nombreuses réunions courtes qui traitent un ou deux sujets. Il est même préférable d’organiser des réunions stand-up comme recommandées par les méthodes agiles. Lorsque tous les participants comprennent que leur temps est valorisé et pris en compte, ils seront bien plus impliqués.

Ne pas prendre de décisions
Combien de fois avez-vous quitté une réunion en vous demandant son utilité ? Mettre fin à une réunion sans prendre de décisions définitives qui mènent à des actions concrètes et à des résultats précis rend une réunion improductive et inutile. Terminer une réunion par des perspectives d’actions assurera à ce que les tâches de votre projet soient exécutées. Cela permettra la livraison réussie du projet, dans les délais et dans les limites du budget.

Donc, quelle que soit votre raison de planifier une réunion, que ce soit pour recueillir un consensus sur une question particulière, avoir les retours des membres de votre équipe sur le prochain plan d’action ou simplement pour échanger des idées sur un nouveau projet, en tant que chef de projet assurez-vous d’éviter les erreurs mentionnées ci-dessus.