webleads-tracker

5 bonnes pratiques pour travailler avec des consultants externes de projet

5 bonnes pratiques pour travailler avec des consultants externes de projet

consultant-projet

Au cours de tout cycle de vie du projet, des consultants externes sont engagés pour contribuer et assurer le succès du projet. Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles une organisation peut souhaiter engager un consultant externe, par exemple : Quand les organisations manquent de certaines compétences, de temps ou tout simplement parce qu’il est plus légitime qu’un consultant externe découvre un problème et le signale. Il y a aussi des cas où les organisations n’ont pas besoin de consultants externes de projet car elles ont les ressources en interne.

Avant d’embaucher et de travailler avec un consultant externe, il est important de se demander si nous avons véritablement besoin de consultants externes ? Est-ce qu’il y a un membre de l’équipe capable de peaufiner ce travail ? Est-ce qu’un ou plusieurs consultants sont vraiment nécessaires à nos projets?

Voici 5 pratiques utiles à ces problématiques :

Établir des attentes claires
Malgré de bonnes intentions et une expérience antérieure, les consultants externes de projet n’ont tout simplement pas une compréhension nuancée de vos projets. En outre, ils ne vont pas aborder le projet de la même manière que vous le faites. Il y aura également un manque de compréhension entre les consultants et l’équipe interne du projet. Il est donc important d’établir des attentes claires entre les deux parties.

Organiser une séance d’orientation
Si vous avez décidé d’embaucher un consultant externe, il est fortement recommandé d’organiser une session d’orientation avec un processus d’intégration. Ne vous attendez pas à ce qu’il ait une bonne compréhension de vos projets, même s’ils sont très compétents et expérimentés. Ils ne connaissent pas nécessairement vos priorités, votre vocabulaire, votre utilisation ou encore, les défis auxquels votre projet est confronté. Une session d’orientation est encore plus importante si les consultants externes de projet travaillent à distance.

Organiser des réunions régulières et des check-ins
Après la session d’orientation et le processus d’intégration, ne les abandonnez pas dans le désert du cycle de vie du projet ! Il est tout aussi important d’organiser des réunions et des check-ins réguliers car des tensions, des défis et des problèmes surgiront inévitablement. Si, les consultants de projet externes travaillent à distance, il est recommandé d’organiser des réunions régulières en personne.

Créer des canaux de communication clairs et précis
Créer des lignes de commandement et des canaux de communication clairs et précis dès le départ afin d’éviter les erreurs de communication et les attentes mal alignées, ainsi qu’un éventuel malentendu conduisant à des tensions inutiles. Les consultants externes du projet doivent savoir qui est responsable de quoi et à qui signaler. Pour cela de nombreux outils collaboratifs peuvent être mis en place.

Remerciez-les à la fin du projet
Les consultants externes de projet sont les héros oubliés de tout projet réussi. Comme ils ne sont pas membres à part entière d’une équipe projet, on a tendance à les oublier facilement à la fin du projet. Il est toujours bon de les remercier, de les féliciter et de célébrer avec eux le succès de votre projet. Se séparer d’eux en bons termes vous permettra de collaborer facilement avec eux dans de futurs projets. Et s’ils ont répondus à vos attentes et à vos objectifs cela pourrait pourquoi pas se suivre d’une embauche.

En effet, pour assurer le succès de votre projet, n’oubliez pas de prendre le temps d’établir les normes en amont et de vous assurer que les instructions et les attentes sont comprises par tout le monde et surtout que la confiance soit établie des deux côtés.